Membuat Form Outlook Sendiri

Salah satu fitur Outlook adalah membuat dan mendistribusi form sendiri. Untuk membuat form, kita mulai dengan form yang sudah ada dan mengubahnya supaya sesuai dengan kebutuhan Anda. Gunung Sarjono

1 Buat Folder untuk Form

Pada contoh di sini kita akan buat folder bernama Customers, tempat kita akan menyimpan entri yang dibuat dengan custom form. Pada bagian atas Folder List, buat New Folder (kita beri nama Customers). Pada kotak dialog Create New Folder, klik boks Folder Contains dan pilih tipe item berdasarkan form default yang akan Anda modifikasi. Seperti yang tampak pada gambar, kita pilih Contact Items. Pilih lokasi untuk folder dan klik OK.

2 Pilih Form Default

Untuk mulai membuat custom form, klik menu Tools, pilih Forms, kemudian klik Design a Form. Selanjutnya, pilih form default yang ingin dimodifikasi dari Standard Forms Library. Kita pilih form Contact. Form default akan dibuka pada mode Design. Pada mode Design, Anda bisa menghapus, membuat, atau memindahkan label, kontrol, dan field. Sebagai contoh, kita akan hapus label Business Fax, panah bawah untuk boks drop-down, dan field boks drop-down. Kita juga menghapus label Mobile dan panah drop-down serta field-nya.

3 Hapus yang Tidak Perlu

Untuk melakukannya, klik untuk memilih item yang bersangkutan dan tekan tombol [Delete]. Anda bisa memperbesar tempat field atau label dengan menyeret salah satu ujungnya, dan Anda bisa memindahkannya dengan mengklik bagian tengah dan seret. Untuk mengubah label, klik kanan label dan kemudian klik Edit dari menu yang tampil. Ketik teks label yang baru. Anda bisa menentukan field yang ingin dimasukkan dengan memilih mereka dari toolbox Field Chooser, yang secara default Outlook tampilkan pada mode Design.

4 Masukkan Item Tambahan

Untuk memasukkan field dari Field Chooser, klik boks di bagian atas dan pilih kategori field. Sebagai contoh, untuk form Contact, kita bisa pilih dari kategori Frequently Used Fields, Address Fields, E-mail Fields, Fax/Other Number Fields, Name Fields, Personal Fields, dan Phone Number Fields (ini hanya sebagian dari daftar kategori field yang tersedia. Setelah Anda memilih kategori, gulung daftar ke bawah untuk mencari field yang diinginkan dan seret ke tempat yang diinginkan pada form.

5 Buat Field (1)

Untuk memasukkan field yang tidak terdaftar, klik tombol New di bagian bawah toolbox Field Chooser. Pada kotak dialog New Field, ketik nama untuk field Anda (kita beri nama Customer No.). Kemudian, pada boks drop-down, pilih tipe nilai (Text, Number, Percent, Currency, Yes/No, Date/Time, Duration, Keywords, Combination, Formula, Integer) untuk mengontrol input apa yang akan diterima. Sebagai contoh, jika Anda memilih Number, user tidak akan diperbolehkan untuk memasukkan teks alpanumerik ke dalam field, hanya angka.

6 Buat Field (2)

Anda juga bisa mengatur format entri. Sebagai contoh, Anda bias membatasi jumlah angka desimal. Field Anda yang baru akan muncul pada Field Chooser dan Anda bisa menyeretnya ke form. Di sini kita masukkan juga field Account No. (dengan tipe nilai Number) dan Customer Group (dengan tipe nilai Text) ke form yang kita buat. Anda bisa memasukkan kontrol ke form dengan mengklik kanan tempat kosong pada form dan pilih Control Toolbox. Anda akan melihat kotak dialog Toolbox.

7 Masukkan Kontrol (1)

Kontrol yang ada di situ akan tidak asing lagi bagi Anda yang sudah pernah menggunakan Visual Basic. Anda bisa memilih kontrol berikut: Label box, Text box, Combo box, List box, Check box, Option button, Toggle button, Frame, Command button, Tab strip, Multipage, Scroll bar, Spin button, dan Image. Untuk memasukkan kontrol ke form, seret kontrol dari Toolbox dan ketik teks yang dibutuhkan. Di sini kita masukkan Check box untuk melihat apakah kustomer memilih perpanjangan otomatis.

8 Masukkan Kontrol (2)

Klik CheckBox dan kemudian seret ke form. Klik kanan check box yang baru saja dimasukkan dan kemudian klik Properties. Pilih tab Display, dan kemudian ketik namanya pada field Caption. Anda bias menggunakan VBScript untuk memodifikasi lebih jauh form Anda. Anda bahkan bisa memasukkan kontrol ActiveX dan halaman web. Untuk informasi lebih lanjut tentang scripting, kunjungi http://msdn. microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/dnanchor/html/ scriptinga.asp. Supaya form Anda bisa digunakan untuk membuat item baru pada folder, Anda harus mem-publish form dan membuatnya default untuk folder tersebut.

9 Publish Form

Anda harus mem-publish form pada form library atau folder, di mana Anda ingin menggunakannya untuk membuat item baru. Pada menu Tools, klik Form selagi masih di mode Design. Klik Publish Form. Klik tombol Browse untuk memilih lokasi. Ketik Display Name untuk form Anda. Ini juga akan menjadi nama form. Perhatikan bahwa kelas Message akan diubah (dan ditambahkan ke nama form Anda) sesuai dengan nama kelas form default yang digunakan sebagai dasar form Anda. Sebagai contoh, pada waktu kita memberi nama form Customers, nama kelas menjadi IP.Contact.Customers.

10 Buka Form

Publish form ke suatu folder jika hanya akan digunakan untuk membuat item di folder tersebut. Jika Anda mem-publish-nya ke folder publik, form bisa digunakan oleh semua user yang mempunyai izin untuk mengakses folder tersebut. Jika Anda mem-publish-nya ke folder personal, form hanya bisa digunakan oleh Anda saja. Setelah mem-publish, tutup form. Jika Anda mau form menjadi default pada waktu membuat item di dalam folder, klik kanan folder, dan kemudian pilih Properties. Pada tab General, di bagian bernama When posting to this folder, pilih form Anda. Klik OK. Untuk menggunakan form, buka folder dan klik menu Action. _Jika ingin memberlakukan form Anda yang baru ke item yang sudah ada di folder, Anda harus mengubah kelas item di folder tersebut. Lihat “How to Update Existing Items in an Outlook Folder to Use a New Custom Form” (http://support. microsoft.com/kb/201087). Meskipun form sendiri mempunyai banyak kegunaan, ada kalanya Anda ingin mencegah user tertentu supaya tidak bisa membuat form sendiri. Anda bias melakukannya melalui key registry: HKEY_CURRENT_USER\ Software\Microsoft\Offi ce\10.0\Outlook dan buat DWORD Value bernama NoOutlookFormsDesigner. Set nilainya ke 1.